سياسات الرحلات المهنية
يتم التسجيل في الرحلات من خلال الموقع الإلكتروني للرحلات المهنية Ptrips.sa، مع تعبئة جميع البيانات المطلوبة.
تخضع جميع طلبات التسجيل للمراجعة وفق معايير كل برنامج، ولا يُعد تقديم طلب التسجيل قبولًا نهائيًا للمشاركة.
يحق لإدارة الرحلات المهنية طلب إجراء مقابلة شخصية مع المتقدم متى ما رأت أن ذلك يخدم أهداف البرنامج أو يساعد في استكمال إجراءات القبول، ولا يُعد طلب المقابلة قبولًا نهائيًا للمشاركة.
يتم إشعار المتقدمين المقبولين مبدئيًا لاستكمال إجراءات تأكيد المشاركة وسداد الرسوم.
يلتزم المشارك بسداد الرسوم خلال خمسة (5) أيام عمل من تاريخ إشعاره بالقبول المبدئي، ولا يُعد حجز المقعد مؤكدًا إلا بعد إتمام السداد، ويحق لإدارة الرحلات المهنية إلغاء الطلب وإتاحة المقعد لمشارك آخر في حال عدم السداد خلال المدة المحددة.
يتم قبول المشارك نهائيًا بعد سداد الرسوم واستكمال متطلبات تأكيد المشاركة.
ترسل إدارة الرحلات المهنية للمشارك اشعار قبول نهائي مرفق معه ميثاق التعاقد والسياسات ودليل المشارك عبر الإيميل أو إحدى وسائل التواصل الرسمية، ويلتزم المشارك بتوقيع الميثاق خلال المدة المذكورة بالإشعار.
لا يحق للمشارك طلب تغيير وجهة الرحلة بعد تأكيد المشاركة وسداد الرسوم. ويجوز لإدارة الرحلات المهنية، في الحالات الاستثنائية أو الظروف القاهرة، النظر في طلبات تغيير الوجهة المقدمة عبر البريد الإلكتروني للشركة Info@ptrips.sa، شريطة تقديمها قبل موعد البرنامج بـ (60) يومًا على الأقل، ويعود قرار الموافقة أو الرفض لتقدير إدارة الرحلات المهنية.
تحتفظ إدارة الرحلات المهنية بحقها في تعديل البرنامج عند الحاجة، بما في ذلك الجدول الزمني، أو مواعيد الجلسات، أو الجهات المستضيفة، أو الخبراء والمتحدثين، أو مواقع الزيارات، أو ترتيبها، وذلك وفقًا للمتطلبات التشغيلية أو التنظيمية أو لأي ظروف أخرى، مع الحفاظ على تحقيق أهداف البرنامج ومحتواه العام.
يلتزم المشارك باستخراج تأشيرة الدخول إلى الدولة المستهدفة، واستيفاء جميع متطلباتها خلال المواعيد المحددة. ويقتصر دور الرحلات المهنية على تقديم الإرشاد والدعم عند الحاجة، دون أن تتحمل مسؤولية إصدار التأشيرة أو رفضها أو تأخر صدورها.
يلتزم المشارك بالتأكد من صلاحية جواز سفره والوثائق الشخصية المطلوبة للسفر، بما يفي بمتطلبات الدولة المستضيفة، ويتحمل كامل المسؤولية عن أي قصور أو انتهاء في صلاحيتها.
يلتزم المشارك باستيفاء جميع متطلبات السفر والدخول إلى الدولة المستضيفة، بما في ذلك التأشيرة، أو الاشتراطات الصحية، أو التصاريح، أو أي متطلبات أخرى تفرضها الجهات المختصة، ويتحمل كامل المسؤولية عن عدم استيفائها.
يلتزم المشارك بحجز تذاكر طيران مرنة، وارسال نسخة من التذكرة إلى خدمة عملاء الرحلات المهنية قبل موعد البرنامج بمدة لا تقل عن شهر، مع مراعاة مواعيد الوصول والمغادرة المعتمدة للبرنامج، واختيار رحلة تتناسب مع مواعيد تسجيل الدخول والخروج في الفندق.
في حال إجراء أي تعديل على الرحلات، يلتزم المشارك بإبلاغ خدمة العملاء قبل موعد الرحلة الجديد بما لا يقل عن ثلاثة (3) أيام عمل. وتقتصر مسؤولية الرحلات المهنية على إعادة ترتيب خدمات الاستقبال والتوصيل وفق آخر بيانات تم تزويدها بها ضمن المدة المحددة. وفي حال عدم الإبلاغ خلال تلك المدة، يتحمل المشارك جميع التكاليف أو الرسوم الإضافية المترتبة على التعديل.
يجوز للمشارك، عند رغبته، طلب المساعدة في حجز الطيران أو استخراج التأشيرة من خلال مقدمي الخدمات الذين تتعامل معهم الرحلات المهنية، وذلك كخدمات اختيارية مستقلة بأسعار اضافية، وتقتصر مسؤولية الرحلات على التنسيق مع مزودي الخدمة.
لا تتحمل الرحلات المهنية مسؤولية تذاكر الطيران، أو رسوم التأشيرات، أو شروطها، أو مواعيد إصدارها، أو رفضها، أو إلغائها، كما لا تتحمل مسؤولية أي قرارات أو إجراءات تصدر عن شركات الطيران، أو السفارات، أو القنصليات، أو الجهات الحكومية المختصة.
في حال عدم صدور التأشيرة أو تأخر إصدارها بما يمنع المشارك من الالتحاق بالبرنامج، فلا يحق له استرداد الرسوم، ولا يحق له المطالبة بنقل مشاركته إلى برنامج آخر، ويستثنى من ذلك الحالات التي يتم فيها إشعار الرحلات المهنية بعدم إمكانية السفر قبل موعد بدء البرنامج بما لا يقل عن خمسة وأربعين (45) يومًا، وفي هذه الحالة يجوز لإدارة الرحلات المهنية، وفق تقديرها، الموافقة على نقل المشاركة إلى برنامج آخر، وذلك وفق المقاعد المتاحة والضوابط المعتمدة.
يُعد دليل المشارك جزءًا لا يتجزأ من سياسات الرحلات المهنية، ويُعتبر مرجعًا مكملًا لها، حيث يتضمن شرحًا تفصيليًا للسياسات والإجراءات، والحقوق والالتزامات، وآلية تنفيذ الرحلة، ويلتزم المشارك بالاطلاع عليه والالتزام بما ورد فيه.
– يُعد المرافق مشاركًا في البرنامج، ويقتصر وجوده على مرافقة المشارك خارج أوقات البرنامج فقط، ولا يحق له حضور أي من اللقاءات أو الزيارات أو الأنشطة أو استخدام المواصلات المخصصة للمشاركين طوال مدة البرنامج.
– إذا رغب المشارك في اصطحاب مرافق معه في نفس الغرفة، يتحمل فارق التكلفة بين الغرفة الفردية والغرفة المزدوجة أو الثلاثية أو غيرها.
– يجوز للمشارك حجز غرفة إضافية أو أكثر لمرافقيه من خلال الرحلات المهنية في نفس الفندق، حسب التوافر، ويتحمل كامل تكلفتها.
يجوز للمشارك طلب إلغاء المشاركة قبل موعد بدء البرنامج بـ (60) يومًا أو أكثر، مع أحقيته في استرداد الرسوم المدفوعة بعد خصم (20%) من قيمتها مقابل المصاريف والرسوم الإدارية.
أما بعد مضي هذه المدة، فتُعد جميع الرسوم المدفوعة نهائية وغير قابلة للاسترداد، ولا يحق للمشارك المطالبة باستردادها لأي سبب كان، وذلك لارتباط البرنامج بالتزامات وتعاقدات دولية مدفوعة غير قابلة للاسترداد يتم إبرامها مسبقًا.
لا يحق للمشارك طلب تأجيل مشاركته أو نقلها إلى برنامج آخر أو إلى دولة أخرى بعد سداد الرسوم وتأكيد حجز المقعد.
ويجوز للرحلات المهنية وفق تقديرها وحدها الموافقة على التأجيل أو نقل المشاركة في حالات استثنائية، دون أن يُعد ذلك حقًا مكتسبًا للمشارك.
تقع مسؤولية استخراج التأشيرة على عاتق المشارك، وفي حال عدم صدورها أو تأخرها أو رفضها، فلا يترتب على ذلك أي حق في استرداد الرسوم أو تأجيل المشاركة أو نقلها إلى برنامج أو دولة أخرى.
في حال انسحاب المشارك من البرنامج بعد بدايته، أو عدم استكماله لأي سبب، فلا يحق له المطالبة باسترداد أي جزء من الرسوم أو التعويض عن أي خدمات لم يحصل عليها، كما يُعد غير مجتاز للبرنامج، ولا يحق له الحصول على شهادة إتمام البرنامج أو أي شهادة أو إفادة اخرى.
في حال تعذر تنفيذ البرنامج بسبب ظروف تشغيلية أو تنظيمية أو قوة قاهرة، يحق للرحلات المهنية تأجيل البرنامج أو إلغاؤه، ويقتصر حق المشارك على استرداد الرسوم التي سددها للرحلات المهنية فقط، ولا تتحمل الرحلات المهنية أي مسؤولية عن أي تكاليف أخرى تكبدها المشارك، بما في ذلك تذاكر الطيران، أو التأشيرات، أو التأمين، أو أي مصروفات أخرى مرتبطة بالرحلة.
تحتفظ إدارة الرحلات المهنية بحق تعديل السياسات والشروط والأحكام في أي وقت، وفقًا لتقديرها، بما يحقق أقصى استفادة للمشاركين.
